Con la llegada de la Navidad, muchas empresas mantienen una tradición que parece inofensiva: regalar una cesta a los empleados, obsequiar a los clientes con un detalle o organizar una comida de empresa. Sin embargo, desde el punto de vista fiscal, estos gestos pueden tener consecuencias que a menudo se pasan por alto.
Cada año, la Agencia Tributaria examina minuciosamente este tipo de gastos. Y no es raro que lo que la empresa considera un gesto rutinario acabe en una regularización fiscal, una corrección del IVA o incluso una multa.
Por eso, antes de hacer regalos —y sobre todo antes de solicitar una deducción— es importante saber qué es deducible, qué no lo es y cómo proceder para evitar problemas con las autoridades fiscales. En este artículo explicamos de forma clara y práctica cómo se gravan las cestas y los regalos de Navidad por parte de la empresa y cuáles son los errores que más vemos durante las inspecciones.
Deducción del impuesto de sociedades
La primera pregunta que suele surgir es clara: ¿las cestas de Navidad para los empleados son un gasto deducible de impuestos?
La respuesta, con algunas salvedades, es sí.
Los importes pagados por las cestas navideñas entregadas a los empleados son, por regla general, un gasto deducible del impuesto de sociedades, siempre que se ajusten a las prácticas establecidas por la empresa.
La Ley del Impuesto de Sociedades establece que los gastos incurridos por el personal no se consideran donaciones o regalos —que no son deducibles— cuando son habituales y forman parte del funcionamiento normal de la empresa.
Las cestas de Navidad entregadas a los empleados son un gasto deducible a efectos del impuesto de sociedades si existe una práctica consolidada.
No es necesario que la cesta de Navidad se mencione expresamente en un convenio colectivo o en cualquier acuerdo específico, ya que se considera una condición más favorable para el empleado cuando se ha mantenido a lo largo del tiempo.
Atención
El Tribunal Supremo ha confirmado este enfoque en varias sentencias, entre ellas la STS 313/2016, de 21 de abril, que sostiene que la prestación de la cesta de Navidad no puede retirarse unilateralmente cuando se ha concedido de forma recurrente. Sentencias posteriores, como la STS 3343/2019, refuerzan esta doctrina.
Este mismo tratamiento es generalmente aplicable a las comidas o cenas de empresa organizadas con motivo de las fiestas navideñas.
Precaución en el primer año
Sin embargo, desde un punto de vista estrictamente fiscal, el principal riesgo surge en el primer año en que la empresa entrega cestas de Navidad, ya que aún no existe una costumbre consolidada que justifique su deducibilidad.
En estos casos, la Agencia Tributaria (AEAT) puede cuestionar la deducibilidad del gasto. Por lo tanto, es fundamental justificar adecuadamente:
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- la naturaleza del gasto,
- su vinculación con la política retributiva o social de la empresa,
- y la intención de que sea una práctica continuada.
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Hay que recordar que la carga de la prueba recae siempre en la empresa, tanto en la fase de gestión como en una inspección.
Tratamiento fiscal y efectos para el empleado: prestaciones en especie
Aquí es donde muchas empresas se llevan una sorpresa. Aunque las cestas de Navidad son un gasto deducible para la empresa, esto no significa que estén exentas para el empleado.
Cuando se entregan lotes de Navidad u otros obsequios a los empleados, se consideran una prestación en especie derivada del empleo.
Esto significa que la empresa:
- debe retener el importe correspondiente en concepto de impuesto sobre la renta (IRPF),
- debe incluir estos importes en los formularios 111 (trimestral) y 190 (anual),
- y debe incluir el valor de la cesta en la base de cotización a la Seguridad Social.
Este último punto supone un coste adicional de entre el 30 % y el 35 %, aproximadamente, dependiendo del caso y del tipo de cotización aplicable.
Ejemplo práctico
Si el coste total de las cestas de Navidad es de 3000 € y el tipo de retención medio aplicable a la plantilla es del 20 %, el impacto fiscal sería:
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- impuesto sobre la renta pagado por adelantado: 600 €,
- coste aproximado de la Seguridad Social: 1000 €.
Este es un aspecto que a menudo se pasa por alto y que puede dar lugar a diferencias significativas entre el coste aparente del regalo y el coste real para la empresa.
La empresa puede optar por repercutir la retención al empleado, aunque esto no es aconsejable desde el punto de vista del Derecho laboral. Si la cesta se obtiene mediante un sorteo, su tratamiento fiscal es diferente: se considera una ganancia patrimonial en la declaración del IRPF del empleado por su valor de mercado.
Regalos de Navidad para clientes y proveedores
Cuando la empresa compra cestas o regalos de Navidad para obsequiar a clientes, socios o proveedores, el tratamiento fiscal es diferente al de los regalos para el personal y debe analizarse con especial atención.
Este tipo de gasto se considera un gasto de representación y puede ser deducible fiscalmente, siempre que cumpla los requisitos generales establecidos en la legislación tributaria. En concreto, debe haber:
- un registro contable adecuado,
- una periodicidad adecuada,
- una relación entre los ingresos y los gastos,
- y pruebas documentales suficientes.
Es fundamental que el regalo tenga carácter publicitario o promocional, lo que requiere que la factura o el producto indiquen claramente que se trata de un regalo personalizado, incorporando el nombre o el logotipo de la empresa. Este punto es clave para su correcta justificación ante la Agencia Tributaria.
Límite de deducción: 1% de la facturación
Desde el 1 de enero de 2015, la deducción de los gastos de representación de clientes o proveedores está sujeta a un límite del 1 % del volumen de negocios neto del período impositivo correspondiente.
Por ejemplo, si el volumen de negocios anual de la empresa es de 2 000 000 €, el importe máximo deducible a este efecto será de 20 000 €. Cualquier gasto que supere este límite no será deducible fiscalmente.
Además, solo se pueden incluir en este límite los gastos correctamente contabilizados como gastos de representación para clientes o proveedores. No se pueden incluir otros gastos no relacionados, como regalos para socios o familiares.
Los regalos de Navidad a los clientes son deducibles hasta el límite del 1 % de la facturación.
Gastos promocionales sin límite
Este límite no se aplica a otros gastos promocionales que siguen siendo deducibles sin restricción, como:
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- cestas de Navidad entregadas a los empleados de acuerdo con la práctica establecida,
- muestras gratuitas
- o las entregas directamente relacionadas con la generación de ingresos (por ejemplo, regalos para facilitar la demostración de un producto).
En cuanto a los regalos publicitarios (bolígrafos, calendarios, agendas, llaveros, lotería de Navidad, etc.), serán deducibles siempre que:
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- su valor no supere el límite del 1 % del volumen de negocios,
- y estén debidamente serigrafiados con el nombre o el logotipo de la empresa, de modo que se pueda acreditar su carácter publicitario.
Contabilización de las cestas navideñas
Desde el punto de vista contable, el procedimiento correcto es registrar las cestas navideñas en la cuenta 649 – Otros gastos sociales, ya que se trata de gastos sociales incurridos por la empresa.
Una contabilidad adecuada es esencial para respaldar la deducción en caso de una posible revisión por parte de las autoridades fiscales.
¿Y qué hay del IVA? ¿Se puede deducir el IVA de los regalos y cenas de empresa?
Este es uno de los puntos más delicados.
Por regla general, el IVA de las cestas de Navidad, los regalos de empresa y las cenas de empresa no es deducible.
La Ley del IVA excluye la deducción del impuesto soportado por bienes o servicios destinados al entretenimiento de clientes, empleados o terceros, con las siguientes excepciones:
- muestras gratuitas,
- artículos publicitarios de valor insignificante,
- bienes destinados a su posterior venta.
En el caso de los regalos promocionales, el IVA solo será deducible cuando:
- lleven el nombre o el logotipo de la empresa de forma visible e indeleble,
- y su valor no supere los 200 € por destinatario y año natural.
El IVA de las cestas de Navidad no es deducible, salvo en el caso de los artículos promocionales de escaso valor. Cuando el IVA no es deducible, su importe se convierte en un coste adicional que se incluye como gasto deducible a efectos del Impuesto de Sociedades o del Impuesto sobre la Renta.
Postura de la AEAT y riesgo de solicitudes de información
En la práctica, la Agencia Tributaria (AEAT) está prestando especial atención a los denominados gastos «navideños». Cada vez es más habitual recibir solicitudes de información en las que se piden explicaciones sobre facturas relacionadas con catering o proveedores de lotes navideños.
Cuando la empresa responde que se trata de lotes o regalos, la AEAT puede considerar que el IVA no es deducible y exigir el importe indebidamente deducido, junto con la correspondiente sanción.
Esta «precisa localización» se debe al uso intensivo del Big Data y al hecho de que muchas empresas están integradas en el SII del IVA, declarando las facturas en un plazo muy breve.
Conclusión: una buena planificación evita problemas fiscales
Como ha podido comprobar, es fundamental analizar correctamente el tratamiento fiscal de las cestas y regalos de Navidad para determinar si son gastos deducibles o no, y evitar regularizaciones, sanciones o inspecciones innecesarias.
Para cualquier consulta o aclaración sobre este tema, puede ponerse en contacto con Ábac Assessors. Analizaremos su caso con buen criterio y rigor profesional.